POLITIQUE DE PROTECTION DE DONNEÉS PERSONNELLES CTLPACK VICHY SAS

Le présent document a pour objet d’informer les conditions dans lesquelles la société CTLPACK VICHY SAS s’engage à effectuer les opérations de traitement des données dites ressources humaines.
CTLPACK VICHY SAS accorde une grande importance à la protection des données personnelles et au respect de la vie privée.
CTLPACK VICHY SAS s’engage dès lors à se conformer aux dispositions suivantes : (ci-après les « Dispositions relatives aux Données Personnelles ») :

• la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, (Ci-après « LIL »)
• le Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (ci -après « RGPD »).
La protection des données est l’oeuvre de tous, il est donc important pour CTLPACK VICHY SAS que le Candidat ou le Salarié soient informés des mesures mises en oeuvre, celles qu’ils doivent respecter et les droits qu’ils possèdent.
Cette politique de confidentialité s’applique à tous ses salariés, intérimaires, alternants et stagiaires (ensemble ci-après le Salarié), mais également aux candidats à ces différents postes (hors intérim).
Il est important et de la responsabilité des Salariés et Candidats de prendre connaissance et conserver cette notice d’information afin qu’ils sachent comment et pourquoi CTLPACK VICHY SAS traite leurs données et quels sont leurs droits en la matière.
Il est par ailleurs précisé que la société CTLPACK VICHY SAS appartient à un groupe de société dont la société mère se situe en Espagne, des sociétés filiales en Europe et aux Etats Unis. Par principe, aucune donnée personnelle concernant les Salariés et les Candidats n’est transférée aux Etats Unis, sauf dans des cas particuliers et/ou demandes spécifiques du Salarié et/ou du Candidat et/ou pour l’exécution de leur contrat (échanges d’emails et/ou coordonnées professionnelles).
La société mère en revanche, pourra avoir accès aux données des Salariés et/ou Candidats, en sa qualité de co-responsable dans certains cas.

I.Identité du responsable de traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

Société CTLPACK VICHY SAS
Société par actions simplifiée
RCS VICHY n° 342 850 682
dont le siège social est situé au 8 , route de Saint-Pourçain à Charmeil ( 03110) en France
Téléphone : 0470588292
Mail : dpo.france@ctlpack.com
Ci-après la Société CTLPACK VICHY SAS

II. Identité du délégué à la protection des données personnelles

La société CTLPACK VICHY SAS a fait le choix de désigner un délégué à la protection des données personnelles afin que ses Salariés et Candidats puissent bénéficier d’un interlocuteur privilégié en la matière. Les coordonnées du délégué à la protection des données désigné sont les suivantes :

Courrier : 8 route de Saint-Pourçain 03110 Charmeil FRANCE

Mail : dpo.france@ctlpack.com

III. Qu’est-ce qu’une « donnée personnelle » et un « traitement » de données personnelles ?

Qu’est-ce qu’une « donnée personnelle » ?
Une donnée personnelle est une information se rapportant à une personne physique directement ou indirectement. Par exemple, peuvent être considérées comme des données personnelles, un identifiant, un nom, un numéro d'identification, une adresse IP, une photographie, un numéro de téléphone (…).

Qu’est-ce qu’une « donnée sensible » ?
Parmi les données personnelles, figurent les données sensibles. Il s’agit notamment de l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle. En principe, les données sensibles ne peuvent être recueillies et exploitées qu’avec le consentement explicite des personnes, sauf si leur traitement est rendu nécessaire par une disposition législative ou une mission d’intérêt publique.

Qu’est-ce qu’un « traitement » de données ?
Un traitement de données personnelles se définit comme toute opération sur les données à caractère personnel : la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction. En synthèse toute opération utilisant et/ou consultant vos données.

IV. Données collectées – Finalités et bases légales

Dans le cadre de votre relation avec CTLPACK VICHY SAS , le Salarié ou le Candidat peut être amené à lui communiquerdes données personnelles pour les finalités et selon les bases suivantes :

Nom du traitement	Finalités et sous finalités	Bases légales
Recrutement	Traitement des candidatures et gestion des entretiens et gestion d’une CVthèques ; gestion du recrutement des travailleurs étrangers	L’exécution de mesures précontractuelles
Recrutement : Réalisation d’un test de couleur	Réalisation d’un test de couleur par le Candidat Ce test est réalisé uniquement auprès des Candidats qui dans le cadre du poste pour lequel ils postulent, doivent impérativement distinguer les différentes couleurs existantes ainsi que leurs nuances afin de répondre aux exigences des clients de CTLPACK VICHY SAS	Le traitement est nécessaire aux fins de l’appréciation de la capacité de travail du travailleur (article 9, 2, h du RGPD) L’objet du test réalisé par CTLPACK VICHY SAS auprès du Candidat est de vérifier si ce dernier peut percevoir correctement les différentes couleurs existantes ainsi que leurs nuances. Par principe, aucune donnée de santé n’est identifiée et nommée, seule l'aptitude du candidat à discerner les couleurs est précisée.
Gestion du personnel (hors paye)	Gestion administrative des personnels ; suivi des absences et arrêt de travail, suivi de la médecine du travail ; mise à disposition des personnels en fournitures et équipements divers (matériels ; logiciels ; téléphones ; clés ; badges) ; organisation du travail ; gestion des contrats ;	L’exécution du contrat de travail, de la convention de stage, de la convention d’intérim ou du contrat d’alternance ou de professionnalisation
	Gestions des entretiens annuelles et professionnelles	Obligation légale
	Gestion des annuaires et organigrammes fonctionnels internes	Intérêt légitime
	Organigrammes fonctionnels avec photographie	Consentement
	Elections professionnelles et organisation des réunions des instances représentatives du personnel, y compris par voie électronique	Obligation légale
	Registre unique du personnel	Obligation légale
Gestion des badges (pointeuse). Dispositif sans biométrie	Gestion des horaires et des temps de présence ; Contrôle et sanction disciplinaire	Obligation légale issue du code du travail (contrôle des horaires pour certains salariés) Intérêt légitime de l’entreprise
Gestion des badges (ouverture portail parking) Dispositif sans biométrie	Contrôle des accès à l'entrée et dans les locaux faisant l'objet d'une restriction de circulation	L’intérêt légitime de sécuriser les personnes et les biens
Gestion des badges (Suivi de la ligne de production/productivité des salariés) Dispositif sans biométrie	Suivi et maitrise du coût de production des produits fabriqués par CTL (Contrôle de gestion) Suivi des manipulation effectuées afin d’identifier la cause des problèmes présents sur la ligne de production, renforcement du contrôle qualité.	Intérêt légitime (Besoin d’un suivi précis des manipulations effectuées pour assurer la qualité du service et la sécurité dans la ligne de production/Nécessité de maîtriser le coût de production des produits fabriqués par CTL : contrôle de gestion)
Gestion de la paye et remboursement des frais professionnels	Calcul et paiement des rémunérations et accessoires et des frais professionnels ainsi que le calcul des retenues déductibles ou indemnisables opérées conformément aux dispositions légales et conventionnelles applicables ; réalisation des opérations résultant de dispositions légales, de conventions collectives ou de stipulations contractuelles concernant : les déclarations à l'administration fiscale et aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance, et le calcul des cotisations et versements donnant lieu à retenue à la source ; fourniture des écritures de paie à la comptabilité ; fourniture des informations et réalisation des états relatifs à la situation du personnel permettant de satisfaire à des obligations légales ; mise en place et gestion du prélèvement à la source ; mise en place de Bulletins de salariés dématérialisé	L’exécution du contrat de travail et Obligation légale
Mise à disposition d’outils informatiques	Suivi et maintenance du parc informatique ; Gestion des annuaires informatiques permettant de définir les autorisations d’accès aux applications et aux réseaux ; Mise en œuvre de dispositifs destinés à assurer la sécurité et le bon fonctionnement des applications informatiques et des réseaux ; gestion de la messagerie électronique professionnelle, intranet ; gestion des agendas partagés	L’exécution du contrat de travail
Système de vidéosurveillance	Sécuriser les biens et les personnes ou identifier les auteurs de vols, de dégradations ou d'agressions Preuve de l’exécution contractuelle Contrôle et sanction disciplinaire	L’intérêt légitime de sécuriser les biens et les personnes
Réalisation et Transmission de tests couleurs pendant l’exécution du contrat de travail des Salariés	Ce test est réalisé uniquement auprès des Salariés qui dans le cadre de leur fonction, doivent impérativement distinguer les différentes couleurs existantes ainsi que leurs nuances afin de répondre aux exigences des clients de CTLPACK VICHY SAS, sollicitant des solutions de packaging de tubes plastiques selon un cahier des charges rigoureux et contenant des couleurs particulières propres à chacun des produits commandés.	Le traitement est nécessaire aux fins de l’appréciation de la capacité de travail du travailleur (article 9.2.h du RGPD) Par principe, aucune donnée de santé n’est pas identifiée et nommée, seule l'aptitude du candidat à discerner les couleurs est précisée.
	Transmission des résultats des tests à certains clients, ayant des exigences règlementaires ou légales importantes, sur l’aptitude des candidats à distinguer les couleurs	Consentement Par principe, aucune donnée de santé n’est pas identifiée et nommée, seule l'aptitude du candidat à discerner les couleurs est précisée.
Gestion de parc de véhicules	Suivi du parc de véhicules, Réalisation de démarches administratives et comptables auprès de la société et des salariés.	Obligations contractuelles et Intérêt légitime - d’assurer un suivi pour les clients - sécurité des personnes et des biens
Gestion des contentieux prud’hommaux	Dossier précontentieux et contentieux, préparation des dossiers, notes des professionnels en charge du dossier	Exécution des contrats, obligation légale et intérêt légitime
Gestion du droit d’alerte	Mise en place du droit d’alerte, suivi du droit d’alerte, statistique du droit d’alerte	Obligation légale
Suivi des carrières et de la mobilité	Evaluation professionnelle et entretiens professionnels	Obligation légale
	Gestion de la mobilité professionnelle	Contrat de travail
	Reconstitution de carrière	Intérêt Légitime
Accident Professionnel	Suivi et prévention des accidents professionnels	Intérêt légitime pour la sécurité des personnes et des biens
Désignation des conducteurs d’infractions routières	Désignation et identification du conducteur	Obligation légale conformément aux dispositions de l’article L. 121-6 du code de la route
	Suivi de la procédure de recouvrement des contraventions au code de la route et gestion du contentieux	Intérêts légitimes
	Réalisation de statistiques anonymes	Intérêts légitime
Gestion des droits	Registre d’exercice des droits des personnes concernées	Obligation légale (article 12 du RGPD)
Gestion des violations	Registre des violations des droits	Obligation légale (article 33 et 34 du RGPD)

V. Destinataires des données personnelles de l’Utilisateur

CTLPACK VICHY SAS s’engage à ne communiquer et/ou rendre ces données accessibles qu’aux personnes ayant besoin de les connaître, à savoir :

Les responsables hiérarchiques concernées,
Les personnes en charge de la gestion du personnel,
Les personnes en charge de la gestion de la paye,
Les personnes en charge de la sécurité, y compris les forces de l’ordre,
Les personnes en charge des contentieux
L’AINT, pour la désignation des infractions routières
Les entités juridiques en charge de mettre en œuvre les activités précitées : banques, mutuelles, sécurité sociale, assurances, organismes de prévoyance,
Nos prestataires que nous avons choisis et identifiés pour réaliser pour notre compte toute ou partie de nos activités nos conseils, commissaires aux comptes et prestataires techniques notamment notre prestataire de maintenance, notre hébergeur de données.
Les éventuels auditeurs dans le cadre d’opération de restructuration
Les autorités publiques, dans le cadre d’une obligation légale.
Les société du groupe CTLPACK VICHY SAS, étant précisé qu’il s’agira uniquement question(des coordonnées professionnelles, à l’exception de la société mère pouvant avoir des données générales sur le dossier administratif du salarié

Il s’agira de préciser :

Qu’en matière de vidéosurveillance, seront les seules destinataires de vos données, les personnes en charge de la sécurité de l’organisme, ), le personnel intervenant la nuit, la direction, les prestataires en charge des dispositifs de vidéosurveillance et le cas échéant, les forces de l’ordre, éventuellement les éventuels conseils juridiques, huissiers et juridictions en cas de contentieux
Qu’en matière d’alerte professionnelle : seront les seules destinataires de vos données, des personnes spécialement chargées de la gestion des alertes au sein de l’organisme ; du référent ou prestataire de service chargé de recueillir et traiter les alertes
Qu’en matière de données de santé : seront les seules destinataires de vos données, l’infirmière sur site, ou en cas (et uniquement dans ce cas) de maladie professionnelle ou accident professionnelle, les personnes au sein de la structure en charge de cette évaluation
Que s’agissant des résultats issus des tests de couleur, seul le service des ressources humaines sera destinataire de telles données, excepté lorsque le test est réalisé dans le cadre de l’exécution du contrat de travail du Salarié et que ce dernier a donné son consentement explicite, préalable et écrit pour que lesdites données soient transmises à des clients identifiés par CTLPACK VICHY SAS.

Les données des Salariés et Candidats ne sont pas consultables par les autres Salariés dans les autres cas, si ce n’est ou alors sous réserve de leur seule volonté.

Elles ne feront pas l’objet de cession auprès d’un tiers, sauf dans le cadre d’une opération de restructuration (cession de branche d’activité, de fonds de commerce ou changement de contrôle...), dans pareil cas l’accord des personnes concernées ne sera pas requis, mais les personnes concernées seront informées au moment de la première utilisation desdites données.

En tout état de cause, ces échanges/cessions/transferts seront réalisés dans le respect des Dispositions relatives aux Données Personnelles.

VI. Sécurité et confidentialité des données de l’Utilisateur

CTLPACK VICHY SAS prendra toutes précautions utiles aux fins de préserver la sécurité et la confidentialité des données personnelles des Salariés et Candidats et, notamment, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

La confidentialité et la sécurité des données est l’œuvre de chacun. En l’occurrence :

Les accès aux outils informatiques sont protégés par des mots de passe.
Un processus de gestion des habilitations a été instauré,
Des sauvegardes régulières sont effectuées.
L’ensemble des données collectées est hébergé sur des serveurs sécurisés.
Les collaborateurs amenés à traiter des données personnelles ont signé un engagement de confidentialité.
Les prestataires et/ou partenaires sélectionnés par la société CTLPACK VICHY SAS sont tous signataires de contrats avec des engagements en termes de sécurité et de confidentialité et/ou sont en cours de signature de tels engagements.

CTLPACK VICHY SAS tient à rappeler que la sécurité des données personnelles de tous dépend aussi du respect des bonnes pratiques de gestion de ses mots de passe. Pour en savoir plus, les recommandations de la CNIL sont accessibles par le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/authentification-par-mot-de-passe-les-mesures-de-securite-elementaires.

VII. Durée de conservation

Les données concernant les Salariés et les Candidats sont en principe conservées pendant toute la durée contractuelleet seront ensuite archivées pour les durées de prescription légale.Pour de plus amples informations, nous vous invitons à contacter le Délégué à la Protection des Données, étant préciséque les principales durées sont les suivantes:

Type de données et/ou de document	Durée de conservation	Archivage	Texte de référence
Bulletin de paie	1 mois dans la base active	5 ans 50 ans en version dématérialisée	Art. L. 3243-4 C. trav. Article D3243-8 C. trav. Référentiel relatif aux traitements de DCP mis en œuvre aux fins de gestion du personnel, CNIL, 21 novembre 2019
Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite	Le temps de l’emploi du salarié	20 ans sauf reconstitution de carrière	Art. 2224 et 2232 C. civ.
Fichiers de recrutement	Possibilité de conserver le CV pendant 2 ans	Pendant une durée de 5 ans à compter de la réponse négative	Recommandation n°02-017 du 21 mars 2002
Gestion de l’annuaire du personnel	Le temps de l’emploi du salarié	Non	Délibération CNIL n°2005-002 (NS 46)
Vidéosurveillance	1 mois En cas d’incident lié à la sécurité des personnes et des biens, les images de vidéosurveillance peuvent être extraites du dispositif et seront conservées sur un autre support le temps du règlement de la procédure liée à cet incident.	Non, sauf en cas d’ouverture d’un précontentieux	Code de la sécurité intérieur (Article L252-5)
Données issues de l’utilisation des badges	Éléments d’identification : 5 ans après le départ du salarié. Éléments relatifs aux déplacements des personnes : 3 mois. Traitement ayant pour finalité le contrôle du temps de travail : 5 ans. Données relatives aux motifs d’absence : 5 ans (sauf dispositions législatives contraires).	20 ans après le départ du salarié	NS 42 Badges sur le lieu de travail
Données issues de la réalisation du test de couleurs lors du recrutement	Jusqu’à trois mois après l’aboutissement du processus de recrutement, CTLPACK VICHY SAS conservant les candidatures non retenues afin de pouvoir expliquer aux Candidats les raisons de cette décision. Pendant cinq (5) ans si le Candidat est retenu et/ou jusqu’à la réalisation d’un nouveau test de couleur par le Salarié	Pendant une durée de 5 ans à compter de la réponse négative	Guide recrutement de la CNIL, les fondamentaux en matière de protection des données personnelles en question-réponses, 30 janvier 2023
Données issues de la réalisation du test de couleurs lors de l’exécution du contrat de travail	5 ans	Pendant la durée de la prescription légale, avec un maximum de 20 ans après le départ du salarié.	Notice d’information et demande de consentement s’agissant du traitement afférent aux tests couleurs réalisés par la société CTLPACK VICHY SAS

VIII. Transfert de données personnelles

Par principe, les données traités par la société CTLPACK VICHY SAS ne sont pas transférées en dehors de l’Union Européenne et sont stockées sur des serveurs hébergés en France.

Certaines données sont transférées à l’intérieur du groupe CTLPACK VICHY SAS, notamment les données financières, mais restent à l’intérieure de l’Union Européenne.

De manière très exceptionnelle, certaines données seront transférées aux Etats Unis, mais dans pareil cas, il sera conclu un contrat intégrant les clauses contractuelles types.

Dans le cas où un prestataire technique ou sous-traitant traite des données pour le compte de la société CTLPACK VICHY SAS, cette dernière s’assurera que :

Soit ce dernier ne transfère aucune donnée en dehors de l’Union Européenne
Soit le transfert s’opère auprès d’un pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation
Soit le transfert s’opère après avoir mis en œuvre des garanties appropriées telles que :
- Mise en place de règles d’entreprise contraignantes
- Mise en place de clauses types de protection des données.

Les sociétés éditrices tiers sont responsables de leurs propres transferts de données.

IX. Droit des Salariés et Candidats

Conformément aux Dispositions relatives aux Données Personnelles, le Candidat ou le Salarié dispose de plusieurs droits concernant ses données :

Le droit d’accès à ses données à caractère personnel,
Le droit de rectification ou effacement de celles-ci,
Le droit de limiter le traitement,
Le droit de s’opposer au traitement,
Le droit à la portabilité des données, dans les conditions et dans les limites prévues par le RGPD,
Le droit de retirer son consentement à tout moment (uniquement lorsque le traitement est fondé sur son consentement). Ce retrait de consentement n’aura d’effet que pour l’avenir à partir du moment où la licéité de la demande sera réceptionnée et validée par CTLPACK VICHY SAS
Le droit de définir des directives générales et particulières précisant la manière dont l’Utilisateur entend que soient exercés ses droits après son décès,
Le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL https://www.cnil.fr/fr/plaintes

Aucune décision automatisée n’est prise à partir des informations du Candidat ou du Salarié (type profilage).

Il sera rappelé que lorsque les données sont collectées pour l’exécution d’un contrat et/ou des mesures précontractuelles, ces dernières sont obligatoires. Tout défaut d’information entrainerait l’exclusion du droit pour lequel les données sont collectées.

Pour exercer ces droits ou pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données personnelles dont les coordonnées figurent en tête des présentes.

CTLPACK VICHY SAS s’engage à traiter toute demande dans les meilleurs délais et à tenir informé le demandeur des démarches entreprises, mais le Salarié et le candidat ont conscience que compte tenu de la taille du groupe un délai supérieur à un mois sera sans doute requis.

Si ces démarches vous paraissent insatisfaisantes et dans tous les cas, vous disposez d’un recours auprès de la CNIL.